Sistem manajemen mutu adalah tatanan yang digunakan untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam mewujudkan visi, misi dan sasarannya dengan mengutamakan mutu, khususnya peningkatan berkelanjutan dan kepuasan pelanggan. Standar seri ISO 9000 menjamin bahwa dengan konsistensi dan komitmen dalam penerapan akan memberikan peluang pada perusahaan untuk terus berkembang dan menyejahterakan karyawannya.
Beberapa perusahaan/organisasi telah membangun sistem manajemen mutu yang terintegrasi dengan menggunakan standar seri ISO 9000 untuk membantu pencapaian sasaran strategi bisnisnya. Sementara beberapa organisasi lain hanya membuat satu set prosedur dan record yang tidak mencerminkan realitas aktual organisasi, sehingga hanya menambah biaya tanpa memberi nilai tambah.
Sistem Manajemen Mutu Dengan Nilai Tambah
Audit yang memberi nilai tambah harus memenuhi beberapa kondisi :
- Memberi informasi kepada top management mengenai kemampuan organisasi untuk mencapai sasaran strategis organisasi.
- Mengidentifikasi masalah dan metode penyelesaiannya untuk meningkatkan kinerja organisasi.
- Mengidentifikasi kesempatan – kesempatan untuk peningkatan dan area-area yang mungkin memiliki resiko.
- Mendorong kemampuan organisasi untuk meningkatkan kemampuannya dalam memenuhi persyaratan produk.
Hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum melaksanakan audit sehingga tercipta Value Added Auditing antara lain :
- Memahami harapan – harapan auditee / budaya perusahaan.
- Kelemahan – kelemahan organisasi (hasil audit sebelumnya).
- Analisis resiko sesuai kondisi organisasi dan sektor industri.
- Pre-evaluasi terhadap persyaratan peraturan dan UU.
- Pemilihan anggota tim audit agar audit mencapai sasaran audit.
- Alokasi waktu yang cukup.
Teknik audit yang harus dijalankan agar agar tercipta Value Added Auditing adalah sebagai berikut :
Lebih fokus kepada proses bukan prosedur. Beberapa STK mungkin diperlukan oleh organisasi untuk perencanaan dan pengendalian prosesnya, tetapi faktor utamanya tetaplah proses itu sendiri.
Lebih fokus kepada hasil daripada kepada record. Record mungkin diperlukan oleh organisasi untuk memberikan bukti obyektif bahwa proses terlaksana secara efektif tetapi auditor harus menyadari dan bukti-bukti dalam bentuk lain.
Memenuhi 8 Prinsip Manajemen Mutu yaitu 1) Customer Focused Organisation, 2) Leadership, 3) Involvement of People, 4) Process Approach, 5) System Approach to Management, 6) Continual Improvement, 7) Factual Approach to Decision Making, dan 8) Mutually Beneficial Supplier-Relationship.
Menggunakan pendekatan PDCA untuk mengevaluasi efektivitas proses: apakah proses sudah direncanakan, apakah dilaksanakan sesuai rencana, apakah rencana dapat dicapai?
Melihat persyaratan ISO 9001 secara ‘holistic’ daripada fokus kepada pasal-pasal secara individual.
Sumber: Presentasi Bp. Soeprihadi K. Soepardi dalam Qualty Management Forum
Sistem Manajemen Mutu – Kanal Manajemen
