Suatu organisasi baik itu komersial maupun non komersial umumnya memiliki atau menggunakan suatu ruang/tempat sebagai pusat manajemen dalam menjalankan kegiatannya. Ruang atau tempat tersebut adalah kantor.
Isilah kantor dalam bahasa Indonesia secara etimologi berasal dari bahasa Belanda “kantoor” yang artinyaruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Sedangkan dalam bahasa Inggris, kantor adalah “office” yang berarti tempat memberikan pelayanan, ruang tempat kerja.
Pengertian kantor
Pengertian kantor dalam bahasa Indonesia adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Dengan demikian kantor merupakan bagian atau unit organisasi yang terdiri dari ruang/tempat, personil/staf, peralatan dan kegiatan manajemen atau ketatausahaan.
Padanan kata kantor adalah kamar kerja, balai, markas, dewan, dinas, gedung, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, pejabat, maktab, pos, stasiun.
Sebagai tempat penyelenggaraan kegiatan tata usaha atau manajemen, kantor terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi serta prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima Informasi (to receive information), merekam dan menyimpan data-data serta informasi(to record information), mengatur Informasi (to arrange information), memberi Informasi (to give information) dan melindungi Aset (to safeguard assets).
Pengertian Manajemen Perkantoran
Seperti dijelaskan di atas bahwa kantor merupakan tempat penyelenggaraan manajemen, maka muncullah istilah manajemen perkantoran agar tujuan kantor dalam memberikan pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan dapat tercapai dengan baik.
Pengertian manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor, dalam menggerakkan semua unit yang ada agar mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan cara paling efisien. Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most economical way (J.C. Denyer, 1973).
Dengan kata lain, manajemen perkantoran diperlukan sebagai pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin).
Beberapa ciri manajemen perkantoran modern dari segi fungsi, aktivitas dan sarana antara lain:
- Organisasi didasarkan fungsi yang diharapkan dapat menuntaskan segala macam pekerjaan tanpa harus khawatir tumpang tindih dengan pekerjaan lainnya
- Pendelegasian tugas dibuat sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya penumpukan kekuasaan di satu tangan
- Membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, pengaturan pekerjaan serta penyederhanaan kerja dan sistem.
- Membantu pimpinan dalam menjalankan manajemen kepemimpinan masa kini.
- Membantu efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan.
- Memiliki personil yang melaksanakan tugas dengan disiplin dan akuntabilitas serta sikap, cara berpikir, dan bertindak sesuai perkembangan jaman.
- Bekerja analitis, sistematis, rasional, terbuka dan demokratis
- Pelaksanaan kerja mengutamakan profesionalisme sesuai dengan tuntutan jaman
- Menggunakan teknologi baru dalam komunikasi, pengumpulan, pengolahan dan pengelolaan data yang terus berkembang
- Setiap pekerjaan dilengkapi dengan SOP (Standart Operating Procedure) untuk memudahkan pelaksanaannya
- Bangunan dan tata ruang yang baik serta modern
- Seluruh sitem administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien, aman, dan akurat.
Pengertian Kantor dan Manajemen Perkantoran – Kanal Pengetahuan
bermanfaat sekali